Op 21 juni vond de kennissessie ‘Het “Perfecte” Ziekenhuis’ plaats in het Reinier de Graaf Ziekenhuis te Delft. Vastgoedprofessionals uit tien verschillende ziekenhuizen waren aanwezig om deze sessie bij te wonen.
De middag werd afgetrapt door Jasper Meijer, project directeur nieuwbouw en verbouw van het Amphia in Breda. Hij vertelt over de bouw van het Amphia.
De twee beste aanbieders met de laagste prijs zijn samen de optimalisatiefase in gegaan om met de beste oplossingen te komen. Er was geen bestek maar een beschrijving van het ontwerp, om de ruimte te bieden voor de beste technische oplossingen door de aannemer. Een vraag uit de zaal luidt: “Krijg je dan wel een vergunning?” Jasper antwoordt dat het plan zo ver was uitgewerkt, dat vergunningen al verkregen waren. Op deze manier is het onderste uit de kan gehaald.
De partij die de aanbesteding niet gewonnen heeft, heeft een vergoeding ontvangen voor het inbrengen van slimme ideeën.
Amphia kiest ervoor om het proces van de aannemer actief te faciliteren. Door volle focus op informatievoorziening vanuit Amphia naar de aannemer, kunnen de beste planningen worden gemaakt. Zo wordt soms werk vervroegd uitgevoerd omdat de ruimte er is. “In sommige operatiekamers hangen de pendels er bijvoorbeeld al, terwijl het ziekenhuis pas volgend jaar open gaat.”
Ook intern is informatievoorziening essentieel. “Samen met de medewerkers denken we graag “inside the box”. Uit de uitgebreide sparringssessies zijn er tot nu toe 150 aanpassingen op het bestek gekomen zodat het uiteindelijke ziekenhuis nog beter past bij de medewerkers en patiënten.”
Het Amphia kiest ervoor om de aannemer zo goed mogelijk te informeren zodat het werk optimaal uitgevoerd kan worden. “Controleren jullie het werk van de aannemer?” wordt er gevraagd vanuit de zaal. Jasper antwoordt dat de aannemer zijn eigen werk controleert en hij deelt de bouwkeet met het projectteam van Amphia. “Zo bouwen we samen aan het beste ziekenhuis van Nederland.”
Egbert Middelink, senior consultant bij Quadrance, neemt het presentatiestokje over. Quadrance is een technisch organisatorisch adviesbureau voor het beheer en onderhoud van vastgoed binnen de not-for-profit sector.
Eén week na opening van het nieuwe pand raakte Egbert Middelink betrokken als technisch manager bij het Reinier de Graaf Ziekenhuis.
Bij de ontwikkeling van het nieuwe Reinier de Graaf ziekenhuis is gekeken naar duurzaamheid en robuustheid. Er is gewerkt met bewezen technieken en er is heel sterk nagedacht over het minimaliseren van beheer in de toekomst. De beheerorganisatie is vanaf dag één in de fase van het initiatief betrokken geweest.
De oplevering heeft plaatsgevonden in 2015. Toen is het pas echt begonnen voor de beheerorganisatie. Want hoe ga je van ‘nieuw’ naar ‘beheer’? Dan heb je het over de borging van de kennis en kunde die is opgedaan in de voorfase van initiatief, programma van eisen, ontwerp en uitvoering. De eigen TD en de eigen projectleiders zijn vanaf dag één meegelopen door het hele bouwproces heen. Veolia kon ondersteunen, waardoor andere medewerkers in het nieuwe ziekenhuis alvast konden gaan kijken wat zij tegen konden gaan komen.
“Het bewaken van de restpunten is ook een zeer belangrijk punt van aandacht geweest. Daarnaast hebben is de beheerorganisatie afgestemd op de nieuwbouw. We wilden naar een regieorganisatie toe. Uitgangspunt was wel dat eerstelijnsstoringen door het Reinier de Graaf zelf behouden werd, om gebruikersproblemen te elimineren. Veolia als maincontractor voor de tweede lijnsstoringen en het onderhoud.
Het is heel belangrijk gebleken om opmerkingen of constateringen in een logboek vast te leggen. Hiervoor is hetzelfde systeem gebruikt dat in de bouw is gebruikt voor het bijhouden van de restpunten. Daarmee open en transparant naar de bouwpartners. Een opmerking of constatering kan mogelijkerwijs een verborgen gebrek worden.
Meldingen/mutaties vanuit alle geledingen uit het in bedrijf zijnde ziekenhuis werden beoordeeld in de volgende matrix:
In kwadrant A hebben we met een brede commissie met centrummanagement en directie een besluit genomen.
Voor de beoordeling van C en D is samengewerkt met de bouwdirectie en ook het toezicht bij de eigen PL die bij de nieuwbouw waren betrokken. De terugkoppeling hiervan is weer in het logboek opgenomen.
Het advies van Egbert is als volgt.
- Geef vorm aan de ketensamenwerking. Zorg dat je je positie opeist vanuit de beheersituatie naar de voorkant van het initiatief.
- Organiseer de bekendheid met nieuwbouw in een vroeg stadion en stem de beheerorganisatie af op de nieuwe situatie.
- Handhaaf de opgebouwde kennis vanuit de nieuwbouw in de beheerorganisatie
- Leg het proces vast van de beoordeling van de mutaties en leg de opmerkingen en discussies vast die ontstaan in kwadrant C en D.
- Trek op met de bouwdirectie.
“Het was een hele mooie taak om dit ziekenhuis up and running te krijgen.”
Na een korte break neemt Richard Louwes, commercieel manager bij Veolia Gebouwenbeheer het woord over. Veolia Gebouwenbeheer is specialist op het gebied van duurzaam beheer en onderhoud. Zo onderhoudt Veolia ook het Reinier de Graaf Ziekenhuis, waar de kennissessie plaatsvindt.
Richard vergelijkt een maincontract met een huwelijk. “Na een periode van verkering beloof je elkaar eeuwige (of in het geval van een maincontract bijvoorbeeld vijf jaar) trouw. Het aangaan van zo’n intensieve relatie vraagt inlevings- en investeringsvermogen. In een maincontract wordt het beheer en onderhoud exclusief gegund aan de partner en dat vraagt ook om vertrouwen.”
Veolia Gebouwenbeheer kan zowel reguliere installaties als klimaatinstallaties onderhouden. Maar voor specialistische installaties schakelt het bedrijf een onderaannemer in. Het voordeel van een maincontract bij Veolia Gebouwenbeheer? Je kunt er van op aan dat je een geweldige partner hebt en dat zij doen wat zij beloven, met toewijding.
In 2011 startte Veolia en Reinier de Graaf een mooie, duurzame relatie. Veolia begon met het beheer van de oudbouw van het ziekenhuis. Naast het vormgeven van de partnerrol is de TD van Reinier de Graaf ziekenhuis in die periode bezig met het bouwen van een nieuw ziekenhuis. Door de medewerkers van Veolia kon het Reinier de Graaf zich volledig richten op de bouw hiervan. Veolia hield alle installaties in het oude gebouw draaiende.
Door de bouw van het nieuwe ziekenhuis konden de medewerkers van Veolia regelmatig meekijken en leerden zij het gebouw en de installaties kennen. Om die reden werd Veolia na oplevering van het nieuwe ziekenhuis verantwoordelijk voor deze installaties.
Eén van hun huwelijkse voorwaarde is dat elke storing binnen een bepaalde tijd opgelost moet worden. Deze belofte kunnen zij altijd inlossen. Veolia lost graag eenvoudige storingen aan specialistische installaties zoveel mogelijk zelf op. Op deze wijze de kosten uitgespaard van de onderaannemer. Ze hebben de afspraak dat ze hun eigen uurtarief mogen doorberekenen als de storing langer duurt dan vier uur. Ook als de storing door een onderaannemer wordt opgelost.
Richard Louwes sloot af met drie aanbevelingen.
- Met de billen bloot: Door transparant te zijn naar elkaar, kun je werken aan een duurzame relatie.
- Huishoudboekje: Maak goede afspraken op strategisch, tactisch en operationeel niveau.
- Heldere taakverdeling: Maak glashelder wie waarvoor verantwoordelijk is en maak het grijze vlak bespreekbaar.
De laatste spreker is Ferdinand Rameau. Hij is expert op het gebied van het civielrechtelijk bouwrecht en het (Europees) aanbestedingsrecht.
Hij vertelt dat het bouwrecht in Nederland al heel oud is, maar dat de Nederlandse wettelijke regeling voor de commerciële bouw- en ontwikkelingspraktijk nauwelijks een bruikbaar kader bevat. De Nederlandse bouwpraktijk is dan ook meer gebaseerd op het door de bouwsector autonoom ontwikkelde recht dan op wettelijke regelingen. De wettelijke regeling is van regelend recht. Dat is enerzijds prettig: je bent vrij om afspraken te maken met elkaar. Anderzijds zie je dat er heel weinig gebruik wordt gemaakt van deze vrijheid, want de meeste bouwcontracten zijn gebaseerd op in de praktijk ontwikkelde algemene voorwaarden als de DNR 2011, de UAV 2012 en UAV-GC 2005.
Ferdinand focust tijdens zijn presentatie op de oplevering. Bij de start van het werk wordt het bouwterrein aan de aannemer overgedragen. Bij de oplevering wordt het werk weer aan de opdrachtgever overhandigd. Juridisch gezien is de oplevering de aanvaarding van het werk door de opdrachtgever.
“Wat is de definitie van ‘het werk’?” wordt er gevraagd. Ferdinand antwoordt: “Het object dat onderwerp vormt van de overeenkomst. De uit te voeren werkzaamheden die je aan de aannemer opdraagt.”
Het proces om te komen tot de oplevering ziet er als volgt uit:
- De aannemer moet mededelen dat het werk klaar is om te worden opgeleverd.
- De keuring van het werk vindt plaats door de opdrachtgever.
- De mededeling naar aanleiding van de keuring vindt plaats: aanvaarding of weigering.
In de UAV staat dat als de aannemer aangeeft dat het werk gereed is, de opdrachtgever een termijn van acht kalenderdagen heeft om aan te geven of hij het werk gaat keuren en zo ja, wanneer. Doet de opdrachtgever dat niet binnen vijftien dagen, dan kan de aannemer opnieuw een termijn van acht dagen stellen. Als daar niet aan voldaan wordt, wordt het werk als opgeleverd beschouwd. Dat is ook het geval als de opdrachtgever niet binnen acht dagen na de keuring meedeelt of het werk wordt goed- of afgekeurd. Dit zijn dwingende termijnen als de UAV van toepassing is. De UAV-GC kent een enigszins vergelijkbare procedure. Het gebeurt wel eens dat een werk als opgeleverd wordt beschouwd, zonder dat het werk is opgenomen. Dan wordt het lastig om na oplevering geconstateerde gebreken voor rekening van de aannemer te brengen.
Een deelnemer vraagt wanneer het werk geweigerd mag worden. “In de regel: Als je het gebouw niet in gebruik kunt nemen, door ernstige- of te veel gebreken.”
Ferdinand benadrukt: “Juridisch gezien is er dan ook maar één echte oplevering. Met een ’tweede oplevering’ of een ‘vooroplevering’ wordt op een ander moment dan de daadwerkelijke oplevering gedoeld.”
Ferdinand geeft aan dat er vaak een overlap zit tussen de onderhoudsovereenkomst en de contractuele onderhoudstermijn en/of bestekgaranties. Per gebrek zou dan vastgesteld moeten worden welk regime van toepassing is. Hij sluit af met één aanbeveling. “Als de wetgever in Nederland heeft bedacht dat er een verjaringstermijn van twintig jaar is, waarom zou je dat dan niet in het aannemerscontract opnemen? Probeer de termijn van aansprakelijk daarmee te verruimen.”
Let op: De wet gaat uit van verjaringstermijn, de UAV gaat uit van een vervaltermijn. Een verjaringstermijn kun je stuiten. Een vervaltermijn niet. Na de vervaltermijn vervallen echt al je rechten.”
Na de presentaties van de sprekers nam Louis de Pouw de deelnemers mee naar het Pharmafilter, waar hij hen uitlegde hoe dit filter precies werkt en waarom het zo belangrijk is het te hebben voor het ziekenhuis. Een unieke ervaring!
Er werd gedurende de kennissessie door merendeel van de aanwezigen actief vragen gesteld en dat maakte deze sessie tot een absoluut succes.
Bovenaan ziet u het fotoverslag van de kennissessie.